Zertifizierte Email (PEC) – jetzt Pflicht für alle Geschäftsführer in Italien

von Dr. Stefanie Lebek - Mit dem Haushaltsgesetz 2025 (Gesetz v. 30. Dezember 2024 n. 207) wurde die Pflicht in Italien eine zertifizierte Emailadresse (PEC) zu besitzen und anzugeben auch auf Geschäftsführer von Gesellschaften ausgeweitet. Nicht nur die Gesellschaft muss also in Italien eine PEC haben, die im Handelsregister angeben wird, sondern auch der/die Geschäftsführer. Und wie immer gibt es Fragen über Fragen:

Gilt das nur für nach dem 01.01.2025 gegründete Gesellschaften? Für welche Gesellschaften? Kann die PEC der Gesellschaft auch für Geschäftsführer verwendet werden? 

Mit der Note Nr. 43836 vom 12.03.2025 hat das MIMIT (Ministerium für Unternehmen und Made in Italy) nun klargestellt:

• Alle Geschäftsführer bzw. Mitglieder des Geschäftsführungsrats – einschließlich Liquidatoren - von im Handelsregister eingetragenen Gesellschaften – genauer gesagt Kapital- und Personengesellschaften, die eine unternehmerische Tätigkeit ausüben können* - müssen eine PEC haben.
• Diese Pflicht gilt unabhängig vom Gründungsdatum (vor oder nach dem 01.01.2025).
• Die PEC darf nicht mit der des Unternehmens identisch sein.
• Ohne eine eigene PEC des Geschäftsführers tragen Handelskammern keine neu gegründeten Unternehmen mehr im Handelsregister ein.
• Vor dem 01.01.2025 gegründete Gesellschaften haben bis zum 30.06.2025 Zeit, ihreGeschäftsführer mit einer PEC auszustatten und diese der Handelskammer mitzuteilen.
• Nach dem 01.01.2025 neu ernannte oder verlängerte Geschäftsführer aller Gesellschaften müssen ebenfalls mit eigener PEC eingetragen werden.
• Bei Nichteintragung droht ein Bußgeld von € 103,00 bis € 1.032,00.

Hier besteht Handlungsbedarf für alle (!) Unternehmen mit Tochtergesellschaft in Italien. Auch deutsche Geschäftsführer italienischer Töchter müssen eine PEC besitzen und im italienischen Handelsregister eintragen lassen. Die deutsche DE-Mail erfüllt die Kriterien einer italienischen PEC allerdings nicht. Es sollte daher ein italienischer PEC Anbieter gewählt werden.

Können wir Sie unterstützen? Gerne können Sie sich an Dr. Stefanie Lebek, s.lebek@dmplegaltax.euwenden.

* wegen der wenigen Ausnahmen wie z.B. Società semplice wird auf die Note Nr. 43836 verwiesen